2019年5月27日

    Canon 推動未來智慧辦公室 助企業邁向數位轉型之路

    AI 數據生力軍化繁為簡 實現財務功能關鍵價值

     

    人工智慧( AI )和智能技術應用的快速崛起為各行各業帶來顛覆式的轉變,而財務部門擔當企業決策與內控的核心部門,如何善用新興科技跳脫既有的財務報表框架,協助企業以綜觀的視野洞悉全局? 身為企業智慧商務解決方案專業顧問的 Canon ,針對企業轉型中所需的關鍵趨勢舉辦「 Skybar 雲端解憂吧」,最終場聚焦財務管理,邀請《勤業眾信管理顧問》鄭興 營運長、 Canon  商務解決方案事業群行銷處 王友三 資深經理共同探討財務部門在邁向數位化轉型的過程中需要掌握的關鍵行動,協助公司評估風險、優化作業流程並創造具洞察力及可控性的財務功能。

    「Sky Bar 雲端解憂吧」邀請《勤業眾信管理顧問》鄭興 營運長(中)、Canon 王友三資深經理(左)、與經理人月刊總編輯齊立文(右)分享財務部門數位加值與創新。

    《勤業眾信管理顧問》從財務觀點看數位轉型趨勢

    身為全球最大的會計師事務所 Deloitte 會員之一的《勤業眾信管理顧問》,運用 Deloitte 全球知識庫資源及方法論,從策略到營運提供企業各層面的解決方案,對金融業績效管理提升提供整合性的服務,協助企業因應快速成長發展與轉型過程中的各項挑戰。

    鄭興營運長具備超過 20 年的管理顧問經驗,服務的客戶涵蓋各產業的領導企業,專精於策略釐清、企業績效管理、成本與獲利管理、財會功能轉型、營運流程改善等顧問諮詢。他認為現代大多企業中,財務單位已脫離單純後勤支援的角色,更多時候財務長需要能清楚預測及控制未來風險,進一步影響企業的獲利表現。因應數位化轉型浪潮及新興科技如雲端、物聯網、大數據及人工智慧的大量應用下,財務作業流程也會跟著改變,「數位化只是一個工具,目的還是要把財務角色與功能定位做好」鄭興 營運長建議在轉型過程中要不斷的審視財務部門的基礎核心問題,例如組織內控基礎是否健全? 是否能激勵組織達到策略性與財務性目標? 在有限資源下,如何有效運作與引導企業成長? 轉型如同溫水煮青蛙,在某一個時間點就可能取代人力,財務人員要開始學習新科技能夠如何將工作變得更關鍵、提升職能價值,人機協作才能立於不敗之地。

    邁向數位化轉型

    善用數據解決方案 促使財務部門發揮關鍵職能

    鄭興營運長分享 Deloitte 全球最新一季「財務長信號」問卷調查結果顯示,流程科技、雲端科技為目前財務組織最常引用的趨勢科技;約有三分之一受訪財務長表示推行的財務功能數位轉型專案已通過試行階段,更有11%已達到預期的成效。他認為財務部門除了扮演營運家、監督家的角色,同時更是企業重要的策略家與激勵者,善用數位工具就能完整發揮財務人的關鍵功能,從基礎數據分析進化為預測分析能力。

     Canon 王友三 資深經理分享國外客戶成功導入經驗指出,當一家企業營業額快速成長時,內部財務作業量日益漸增,勢必面臨到應該是否擴編人員的抉擇。 Canon 建議可以先從最基礎的資料庫數位化開始著手,例如使用輸出裝置搭配 ThereforeTM 文件/資訊管理系統,將傳統實體紙本作業移轉成數位化作業,既能短完成流程所需時間、降低列印成本與儲存空間的需求,同時減少人工錯誤與重複作業的可能。或是進一步搭配安全穩定的數據決策平台,整合 ERP 、 Excel 各種財務系統中所有龐大且複雜的數據資料,將基礎數據轉化為企業策略分析層面,加強組織績效的可視性,讓各級管理決策者即時看到直覺性、圖像化的財務綜合財務指標、資產負債結構等關鍵訊息,成為強有力的決策支撐,輔助企業做出正確的決策。

    漸進式無痛e化導入 轉型變革水到渠成

    《經理人月刊》齊立文總編輯提出組織變革最常碰到的問題:「如果要導入新的技術或模式時,內部一定會遇到不同的阻力,要如何說服領導者並感染內部團隊成員,幫助轉型進行得更加順暢?」《 勤業眾信管理顧問》鄭興營運長建議必須建立危機感與急迫性來說服管理者,例如分析競爭對手導入的狀況、導入能創造的價值、節省的成本等,加上過程中需要不斷與團隊溝通,先找到志同道合的同仁,再慢慢說服中間者,盡量避免被少數抗拒者影響。Canon 王友三資深經理也從過去經驗分享,很多企業轉型都想要一次到位,當面臨到大筆預算、IT設備不一定符合、改變既有工作模式等問題,推動者勢必感到窒礙難行。Canon 專業商務顧問團隊建議企業要先思考哪些流程可以簡化? 內部陳舊的SOP是否能改變? 從最快速變動且無適應困難之處著手,例如先針對輸出文件部分工作進行管理,在不改變太多環境的前提下,循序漸進的導入方式既能降低風險又能有明顯的效果,搭配能持續提供圖像化統計報表的解決方案,讓管理者更快速知道導入前後的改變成效,做出成績後再跟老闆溝通下一步導入工作。

    人工智慧發展前端 AP 應付帳款自動化方案

    節省最少人力將營業效率最大化

    「財務部門應該花大多時間在改善績效而非報告績效。」《勤業眾信管理顧問》鄭興 營運長表示財務部門長期面臨堆積如山的報表文件、不完善的作業系統,許多財務長沒有時間去設想科技可能為公司帶來的效率或是對改變抱持著懷疑的態度。 Canon 王友三資深經理建議可以在既有的 AP 應付帳款系統中加入機器學習功能,秒速將各類型文件轉化為文字,解決合約、發票憑證、裝箱單、 L/C 信用狀等需要大量耗時輸入的問題。再結合流程機器人( RPA )將具有重複性、帶基本邏輯規則的人工作業流程自動化,加速發票掃描、帳務資料電子化步驟,相較人工處理節省 45 %以上的處理時間;除此之外,也能讓系統學習辨識重要的發票,避免重複付款或發掘採購弊端,最後作業流程僅剩下約 10% 由人工作業處理,財務人員就能將心力專注於如何削減超支部門的支出,或與資金部同仁討論匯率對沖策略等決策面問題。財務部門也可利用專用的文件掃描器提升工作效率,新型的文件掃描器有效辨識處理不同尺寸與材質的文件,強化影像並產出清晰銳利的數位檔案,也達到防範重要財務資訊於公共設備中曝光的可能性。

    擴大企業保護傘 Canon 進階版影像稽核軟體 完善文件最後一哩保護。

    擴大企業保護傘 進階版影像稽核軟體

    完善文件最後一哩保護

    在企業創新轉型的過程中,許多重要機密常在不經意中被竊取,造成難以彌補的損失。《勤業眾信管理顧問》鄭興營運長提出大多企業的利害關係人,都期望財務高階主管都能有效影響經營管理及控管財務數字的風險,假如能透過系統自動掃描每筆交易明細,偵測到可能的異常事件,即時通知稽核單位,就能在事件發生前及早採取行動因應。 Canon 王友三資深經理指出現行資訊安全法令與制度制定更加嚴峻,部分企業往往只看到外部的威脅,卻忽略來自內部的人為疏失風險,尤其辦公室的事務機就是最容易被忽略的資安防漏點。 Canon 進化版的事務設備影像稽核管理軟體( iWSAM Output Audit ) 能為企業提供更好的保障及監控措施,除了紀錄多功能複合機上所有操作的活動,在面對潛在的資訊外洩或文件濫用情況下,管理者能主動設定告警關鍵字,當偵測可能的異常事件就會自動email通知相關主管單位即早因應。搭配 Canon imageRUNNER ADVANCE 第三代系列,本機所提供的PDF加密功能,在開啟 PDF 的當下自動套入該部門浮水印,以及加入當下開啟使用者名稱、時間與檔案內容,協助企業有效防堵列印機密外洩,完善文件資安最後一哩保護。 

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