NEC台灣導入Canon智慧多功能複合機解決方案
打造企業最具投資效益的文件管理流程
不論是在 IT 相關解決方案，或是電子設備、通訊系統等領域，台灣恩益禧(以下簡稱NEC台灣)的技術實力都是市場翹楚，成立於 1982 年的 NEC 台灣是日本總公司第一家海外成立的據點，秉持著「創意、團隊、挑戰」的精神，NEC 台灣多年來為政府機關、製造產業、流通零售，以及航太通訊等單位，提供專業且先進的資通訊系統整合服務，包含統一超商的第三代 POS 系統，協助政府單位建置海底電纜式地震海嘯監測系統等，幫助台灣產業競爭力提升的同時，也為民眾生活帶來更美好的新體驗。
重視企業工作效率，成為營運競爭力的關鍵基礎
為什麼 NEC 台灣選擇採用 Canon 智慧型多功能複合機解決方案呢？NEC 台灣總管理部總務 Group 副理呂瑜君指出，企業辦公室當中多功能複合機是所有人員都會頻繁使用的機器，對於員工的工作效率有非常直接的影響，因此產品功能、品質與速度都很重要，才能確保第一線的工作順利執行，不能因為等待列印等瑣事影響企業整體營運效率。此外，要完成每項複雜且專業需求度極高的整合專案，資料流程管理是很重要的一環，除了那些存放在機房中的數位資料，紙本文件的列印、掃描等作業也是日常營運不可忽視的重點。
身為高科技廠商，NEC 台灣對於資訊安全更是特別重視。總管理部 MIS Group 協理鄭必德表示，NEC 台灣在資安管控與外洩防護上投入許多心力，由於公司經常幫客戶規劃許多大型整合專案，涉及的商業機密或關鍵技術等機密資料相當多，為了兼顧客戶與合作夥伴的權益，因此在選擇多功能複合機解決方案時特別重視資安管理的功能，NEC 台灣必須以企業資訊管理為重要核心，整合良好的文件管理流程，導入設備必須能與內部 AD 系統整合，搭配內部權限控管，只讓通過核可的人員從多功能複合機取走機密文件。
兼顧資料安全與工作效率，並讓營運成本降低 30%
企業追求工作效率與安全性兼備的作業環境，希望透過良好的文件管理流程及系統整合，讓企業方便快捷地共享資訊，以達到高效率的團隊工作，讓公司員工透不受地域限制可隨時隨地工作處理客戶專案。NEC台灣選擇了Canon多功能複合機解決方案，藉由其優異且高速的品質，加上能與企業IT系統高度整合的特性，讓效率與資料安全的天秤獲得絕佳的平衡點。
「Canon 的多功能複合機能與 NEC 台灣內部 AD 管理系統充分整合，文件掃描或列印時都能充分管控，加上新一代 Canon iR-ADV C5535i 與 iR-ADV 4535i 多功能複合機可整合企業的門禁卡識別系統，同仁要取走多功能複合機上的文件需先感應自己的門禁卡，藉此強化紙本文件的資料外洩防護，若有AD管控外的使用者有多功能複合機的使用需求，如合作夥伴的技術人員等，資訊部也能適度開放，授予特定門禁卡複印、列印或掃描的權限，既能有效管控，也具備彈性機制滿足臨時性需求。」鄭必德協理補充說：「身為一間跨國資訊科技公司，我們深知資訊安全的重要，因此使用的商用產品也必需有相當的資安保障才行，而Canon新一代多功能複合機硬碟資料有加密功能，讓端點資訊安全性大為提升。」
身為第一線的使用者代表，呂瑜君副理則認為Canon新一代多功能複合機解決方案在速度方面明顯有大幅提升，不僅在大量列印、影印時等待時間大幅減少，亦可支援雙面掃描，加速文件數位化的處理速度，加上機器提供了獨特的解說影片來詳細說明如何做簡單的狀況排除，讓非技術人員也能迅速了解故障原因並加以處理，在最短的時間內恢復正常運作。「時間就是成本，若能降低等待時間就等於為公司營運帶來更多效益，以高階主管會議為例，讓總經理少等一分鐘，就等於替NEC台灣省下一筆可觀的成本。」
談到成本管理等效益，Canon 多功能複合機能產出多項詳細的處理資訊，例如消耗紙張數、特定 ID 列印數量等，並匯出各項原始資料，快速匯入 NEC 台灣的內部資料庫供後續整合分析，藉此算出每個專案或各部門使用多功能複合機所產生的成本，讓 NEC 台灣的決策單位精準掌握營運支出的詳細組成；因為擁有這些資訊，在決定是否續約時，也提供了充足的數據讓 NEC 台灣挑選最符合投資效益的組合方案，以本次續約專案來看，租金較過去減少達 30%，著實替 NEC 台灣省下了不少支出。
專業積極的服務熱誠，迅速為使用者與 IT 團隊解決燃眉之急
企業導入一套解決方案時，設備產品只是其中一項，技術支援與後續服務等才是重點，特別是多功能複合機，耗材更換與定期維護是必要工作，而 Canon 的服務則是令 NEC 台灣感到非常滿意，續約時也將 Canon 的解決方案納入優先評估。呂瑜君副理不諱言指出，若單就多功能複合機的列印速度等設備規格來看，相同條件有許多業者都能達成，然而 Canon 技術團隊熱心且積極的維護服務是無可比擬的，當有故障發生時，不用 2 小時 Canon 就會派員抵達 NEC 台灣辦公室並讓設備恢復運作。「Canon 多功能複合機維護人員的工作態度令人非常敬佩，不僅積極、專業，面對不懂技術的行政人員時也能耐心解說，服務水準就跟設備品質一樣好。」
站在 IT 管理的角度，鄭必德協理也相當認同 Canon 的服務品質，他表示曾在系統升級時遇到因驅動程式導致頻繁斷線等問題，向 Canon 原廠尋求協助後在兩天內就找出問題成因，並在 Canon 的協助下順利在五天內無痛完成內部系統改版、升級，持續帶動高效率且安全的辦公環境。
整合 Office 365 SMTP 伺服器，打造高效率作業環境
NEC 台灣採用 Canon 的解決方案已經邁入第三個年頭，目前包含台北總公司、資訊科技服務事業群（南港辦公室）都採用了 Canon 的設備，在續約升級的同時，NEC 台灣也將評估擴大導入範圍，將全台各地的辦公室升級為 Canon 最先進的商用解決方案，一方面藉由 Canon 的高品質設備提升工作效率，同時將文件安全管理機制擴展至各地辦公室，並藉此整合相同的文管流程來消弭同仁跨區差旅時操作適應的時間成本，也能讓 NEC 台灣在機密資料外洩的防護工程更加完備，而整合後複合機的詳細參數也能一併匯整，使各據點的成本分析精準度更上一層樓。
鄭必德協理指出，Canon 新一代的智慧型多功能複合機亦有支援 MS Office 365 的 SMTP 整合功能，未來將會評估、導入相關功能來強化文件資料管理效率，同時也藉此簡化後端IT系統架構，透過 Office 365 SMTP 整合可省去後端伺服器架設與維護等問題。「相較於目前採用的 Exchange Server 郵件伺服器，Canon 的創新架構可降低郵件伺服器的負擔，進一步優化郵件與文件管理之間資料處理的效率，因此 MIS 部門也開始實測，希望攜手 Canon 優質的軟硬體整合方案與良好的技術支援服務，不斷改善系統來構築更便捷的數位化工作環境。」
