別讓事務設備成為意外的資安漏防點
加上保密相關法規的壓力日增，包含個資法、營業機密保護法、歐盟正式施行的 GDPR 等，問題更形明顯。
「許多企業很納悶，為何已導入諸多資安防護，還是有公司機密外洩的情事呢？」Canon 資深主任李紹祺丟出此一疑問後接續提問：「辦公室的事務機歸誰管？安全嗎？」事實上多數企業的辦公室事務機歸總務管，不歸資訊單位管，加上太多人都能使用它，事務設備（泛指影印機、印表機）並不安全，反而可能是個嚴重的資安漏防點。
Canon 資深主任李紹祺
特別是今日的事務機多已連網，且目前少有企業對事務機的列印內容進行記錄，難以追查。加上保密相關法規的壓力日增，包含個資法、營業機密保護法、歐盟正式施行的 GDPR 等，問題更形明顯。
對事務機的控管有些企業已有初步導入，例如須感應員工識別證才能列印，而現在 Canon 更進一步的主張，包含影印、列印、傳真、掃描等四種動作，都當加以控管與記錄內容。更能符合法規規範，可進一步觸發預設之多重關鍵字，主動提供告警給權責主管；雙重軌跡之設計，使資安層級大幅提升。
以感應方式控管列印仍是不夠，愈來愈多人是透過區網方式列印，網路列印也必須控管，包含能不能存取該事務機，透過事務機列印或掃描而得的內容，也當限制其傳遞範疇，包含可以放入哪個共享資料夾、可以用附件方式轉寄給哪些人等，而且也可以設定禁止使用者新增通訊錄，也禁止用戶自行安裝印表機驅動程式來加入共享列印。
進一步的，也可以在資料輸出時連帶印上識別的浮水印或相關的列印資訊，例如由誰印出、何時印出、事務機序號、IP位址、部門編號與文件編號等，藉此加強機密資料防護的意識。
更神奇的是，為了避免已印出的文件被他人以影印方式竊走內容，事務機列印時可連帶印出特殊網點，網點無礙原有文件的閱讀，但若把文件重新放上事務機試圖翻印，事務機會拒絕掃描及影印。（若網點文件被拿去他廠事務機上複印或用手機翻拍，依然難保內容不外流，然這需要其他配套，如門禁管理、禁攜入手機，企業禁用他款事務機等）
結合識別證是一種作法，也可與金融卡、信用卡整合，或者若有人偷拿他人的卡片去盜感應、盜印自己權限外的文件資料與內容，事務機也提供兩層把關機制，除卡片合法外還需輸入PIN碼才能真正啟動事務機。
另外事務機上也提供再次確認的機會，若想印 10 份不小心輸入為 100 份，或想印黑白卻變成印彩色，均可再修改設定而後才正式列印，避免因誤印而浪費成本，據過往經驗如此可達到 18%～35% 不等的節費效益，端視企業不同的使用情境。
或者事務機也能簡化工作程序，過往的文件掃描後均要透過接收電子郵件附檔的方式取得，而今可直接上傳至協同作業平台SharePoint上，或直接轉入其他內容管理系統、文件管理系統上，省去多道人工手動操作程序。
最後李紹祺強調 Canon 的事務機防護方案已遵循合乎現行大宗主流資安標準，包含 SMB 3.0 通訊協定、802.1x、IPSec、SSL 加密、AES 256-bit 加密、FIPS 140-2 認證加密晶片等，也符合 IEEE 2600 資安要求。期望事務機不再是資安顧慮，持續擔任企業效率、節費的生產利器。
