文件電子化前 不可不知的重要事項 - 佳能 台灣

文件電子化的重要性

Covid19 後疫情時代，不只改變日常生活與工作模式，也改變了商業環境。加速企業數位化的腳步，期待透過彈性與靈活地數位流程提高整體競爭力。然而就像房子的地基，「紙本文件數位化」，是所有數位化的起頭，看似簡單直覺的流程中，魔鬼卻藏在細節中，成為數位流程設計與數位轉型中的關鍵角色。

註:
ERP=Enterprise Resource Planning 企業資源計劃系統
DMS=Document Management System文件管理系統
KMS=Knowledge Management System知識管理系統
CRM=Customer Relationship Management客戶關係管理系統

文件電子化的好處

文件電子化除了可以幫助企業流程數位化與實現企業數位轉型外，對於一般使用者可以有很多直接的好處，包括全文檢索、跨部門溝通、集中化管理、數位簽核、數位備份、經驗傳承，點選看詳細說明

如何進行文件電子化

很多人會以為將文件掃描成為電子檔案就是電子化，但如果缺少結構化的管理，反而將造成更多浪費，甚至有資料外洩的風險

根據全球著名的資訊科技數據調查公司 IDC 預估，2025 年全球的數位資料量將可上看約 175ZB (Zettabyte)*，當數位資料越來越多，儲存的硬體空間也會隨之增加，如果無法將資料結構化並進行管理，日後將會造成更多的人力、時間以及儲存空間浪費，進而蠶食鯨吞企業的獲利。

註: 1ZB=1,100,000,000,000 GB 1ZB=1.1兆GB

究竟如何在享受文件數位化所帶來的便利，同時能做到節省儲存空間且提高生產力? 建議電子化流程可以參考下面幾個步驟

紙本文件整卷

一份紙本文件檔案內的組成，可能會因為年代、目的、部門、專案、規模而有所不同，甚至文件內的尺寸大小也會有不同，在文件化前，可以透過幾種方式來加快數位化。

1. 分類排序
   分類的方式很多種，可以從文件目的(例如:財務、專案、產品研發)等進行大項分類，進而可以從文件類型(發票、設計圖、報價單、收據、進口單據)、尺寸、時間以及通用性(公司制式表單、系統表單、文檔目錄…)來進行排序。
   
   
2. 特殊文件處理
   針對年代久遠、特殊紙材(例如:複寫紙)、非正常尺寸之文件(POST發票、三聯式發票)進行加工，避免因為數位化過程產生破損，如果有特別裝訂之文件，也需要小心的拆釘確保文件完整性。

文件分析與命名

許多數位化文件常因為檔案名稱不清楚，反而導致花費更多時間與精力在確認與搜尋檔案上，因此在數位化前，可以透過檢視文件的特性來進行命名的規則。常見的命名原則為具備意義性(客戶名稱、專案名稱、表單用途)、獨立可辨識名稱(統一編號、身分證字號、客戶主檔編號、SKU…)以及可排序性(例如:日期、序號、字母組合)進行命名依據命名規則上也須注意英文大小寫一致性以及部分使用特殊文字(例如: <>：“/\|？*)或者特定組合自串(CON, PRN, AUX, NUL, COM1, COM2, COM3 , LPT1, LPT2, LPT3…)，以免造成系統混亂

電子化管理

有了文件的分類與命名，接著就是電子化並按照前步驟建立命名與管理規則，如有導入文管系統(DMS)，更可以根據文件生命週期5階段(草稿、審核、使用、歸檔、銷毀)，個別設定調閱與存取權限，日後相對應的電子文件將可以自動套用並進行上架，提高文件安全。

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文件復原與歸檔

根據資料備份黃金 3 原則，數位備份是一種資料備份方式，原始紙本資料也應該要妥善保存，所以管理者需在每次電子化後，將文件復原(例如重新裝釘)並歸檔。

掃描服務標準化

要進行將紙本文件轉換成有架構的電子資料，每一步驟都需要經驗判斷與規劃，才能真正享受到數位化所帶來的好處，Canon推動文件數位化且有多年代客掃描將文件電子化的經驗，無論是居家辦公、異地存取，都可以更輕鬆、更有效率享受數位化的便利性，提高工作生產力! 更多服務內容請參考 Canon 專業代客掃描服務 或撥打 0809-009-200 或掃描下方 QR Code 發信與我們聯繫。

OCR 全文檢索

OCR (Optical character recognition,光學字元辨識) 是透過光學的技術對字元進行辨識並將紙本轉化成資料紀錄至電腦中，除了檔案名稱外，使用者也可以透過文件內的關鍵字來進行精準/模糊搜尋，快速找到檔案。 <回文件電子化的好處>

跨部門溝通

數位化後的文件，可以透過共享資料夾(shared folder)、郵件信箱(email)或者文管系統方式(DMS)方式進行文件跨部門溝通與編輯，避免手寫文字不清楚、紙本文件派送掉件等可能風險，此外，每次存取都會留存數位足跡，日後企業如需進行稽核(audit)可以進行文件調閱，兼顧文件安全與工作生產力。<回文件電子化的好處>

集中化管理

集中化管理，企業可以輕鬆進行檔案管理，並能根據員工職掌設定存取權限，特別在居家辦公時，有效的集中化管理，可以做到風險控管，提高文件安全性，也能有效避免因分散式存放所造成的檔案重複與資源浪費，而導致成本增加。<回文件電子化的好處>

數位簽核

數位文件可結合數位簽核流程，針對出差異地辦公、居家上班(WFH)或休假等狀況，審閱文件不受限，公司流程依舊可以正常運作，穩定生產力。 <回文件電子化的好處>

數位備份

數位備份所需要的空間較實體紙本少，對於企業來說可以降低實體文件存放空間，讓辦公室進行更有效的規劃與配置，提供坪效使用。

很多人會以為資料備份(backup)與同步(synchronization)是一樣的，但運作邏輯其實是不同的，簡單的來說，備份的目的是將A端的資料複製並安全地存放在B端，即使A端資料遭刪除或遺失，依舊可以透過B端的資料還原；同步則剛好相反，當刪除A端的資料時B端的資料也會同時消失。<回文件電子化的好處>

經驗傳承

永續經營的關鍵成功因素之一就是企業能否將自身 know-how 與經驗延續，而文件電子化不僅可以將 know-how 傳承更容易，同時具備可編輯與更新的彈性，幫助讓企業經營與時俱進，提高企業競爭力，也針對跨區、跨國異地工作人才，進行遠距溝通，複製成功經驗，擴大企業市場佔有率。 <回文件電子化的好處>