菲律賓 SEAOIL 公司
自從實施 Therefore™以來, 我們 現在正在得到許多好成果 ,
例如改善客戶服務 , 精簡與高效率的工作流程 ,以及更方便的系統 化安全地存檔與檢索我們的機密文件
狀況概述
問題與挑戰
- 數位化大量文件
- 費時費力文件查詢
- 機密檔案安全性不足
解決方案
- Therefore™ 文件管理解決方案
- imageFORMULA 文件掃描器
成果及效益
- 快速且有效的文件數位化
- 透過中央平台輕鬆檢索資料
- 透過文件存取管理提高安全性
企業概述
SEAOIL 是菲律賓最大的民營石化公司. 自1997 年成立以來, 他們已經成為菲律賓的領導品牌, 擁有超過 500 家加油站.
該公司連續兩年獲得 "年度最佳菲律賓特許經營獎" ,致力於提供優 質, 價格合理和持續性的產品 ,並恪守 "為美好的未來提供燃料" 承諾.
挑戰
實際操作過程中的差距
為了迎接不斷擴大的客戶群 ,SEAOIL產生了大量的文書作業 ,文件管理對公司構成了挑戰. 因為他們的文件中有超過25萬頁的法律合約/協議和許可證 ,都沒有數位化. 只有紙本文件 ,查詢資料成為一件複雜與繁瑣的事情.
對於遠端工作團隊 ,缺乏數位工作流程會影響公司的營運與員工的工作效率. 此外 ,資訊安全不足的環境 ,讓機密資料產生外洩風險.
尋找整體數位解決方案
SEAOIL迫切需要將現在的工作流程進行優化 ,需要一個整體性與組織性的解決方案.
該方案不僅需要系統化的儲存與歸納其龐大的機密資料 , 而且還可以快速與安全的查詢.
解決方案
開始進行數位升級
經過許多供應商的評選之後 ,SEAOIL 發現 Canon 是唯一家符合他 們的要求.
SEAOIL 有大量紙本法律文件存檔等待處理 ,其中包含機密資訊 ,需要盡快將其數位化.
為了解決這個問題 ,Canon 提供了 imageFORMULA 文件掃描器 , 即使老舊的紙本文件也能提供快速與高品質的影像處理.
Canon imageFORMULA 文件掃描器 ,專為大量批次掃描而設計 , 除了快速文件數位化之外 ,也可以減少紙本文件的存放空間 , 為公司節省時間與營運成本.
透過Therefore™建構高效率的數位工作流程
Therefore™是一種文件管理解決方案 ,促進SEAOIL數位升級. 已掃描的文件 ,可以方便的查詢,索引與自動存檔.
SEAOIL 法務部門不再透過查看大量紙本文件來找資料 ,而是使用 簡單的查詢 ,即可快速找到需求資訊. 因此 ,減省了查詢時間.
除此之外 ,該部門還可以對文件存取權限進行管理 ,一旦臨時需求 人員查詢到資料 ,即可關閉此人員的讀取權限.
IT 部門還可以限制人員下載與列印文件的權限 ,以杜絕潛在的資 料外洩的風險
成果
與 Canon 的完美合作
為了實現數位化的無縫接軌 , Canon 在整個過程中支援 SEAOIL ,並監督其數位化過程. 結合了快速文件數位化 ,簡化資料檢索和改良資料安全 ,
Canon 文件管理解決方案為 SEAIOL 的工作流程注入的效率. 員工與客戶的回饋 ,強化其數位化的相容性.
有了Canon 的支援與對卓越的承諾 , SEAOIL 現在可以專注於核心競爭力 ,從而為客戶提供更大的價值.
