范陳會計師行有限公司
由於 Canon Therefore™ 文件管理解決方案可大量簡化 業務工作流程，因此也更易於執行新進員工的訓練。 以上種種均應歸功於 Canon代客掃描服務。透過本項 一站式管理服務方案，就能以更簡易及漸進的方式協 助本公司轉型為無紙化工作場所。
Ms. Vickie Fan
Managing Partner
Fan, Chan & Co. Limited
狀況概述
問題與挑戰
- 太多重複性工作，影響員工工作效率
- 所費不貲的營運成本與儲存設備費用
- 不能簡單的查詢與檢索特定文件
- 實體文件無法同時共用
解決方案
- Therefore™ 文件管理解決方案
- 專業代客掃描服務
成果及效益
- 自動化流程，大幅提高工作效率
- 減少不必要的營運與儲存成本
- 藉由檔案數位化，可以快速地查詢資料
- 透過共用雲端資料庫，讓協同作業更容易，並 也提升機密文件的安全性
企業概述
范陳會計師行有限公司（Fan, Chan & Co. Limited）屬於 Nexia International 集團旗下 的一家公司，該集團於全球各地均設有獨立運作的會計與顧問公司。這些公司主要針對 中小企業、跨國公司以及上市公司提供與稽核、稅務、會計以及祕書支援相關的各項服 務。於日常運作期間，每家公司免不了要管理大量的各種紙本文件。對員工而言，使用 紙本文件不但使工作流程變得更複雜，同時也耗費時間，以致無法以有效方式在公司內 進行資訊分享及小組溝通。
透過 Canon在資訊管理方面豐富的經驗，本公司的服務小組可為范陳會計師行有限公司 提供 Therefore™ Online 系統以及專業代客掃描服務。依此，香港和深圳等辦公室就可 透過雲端平台建立更密切的聯繫，藉以強化跨境合作，從而實現數位轉型之目標。
挑戰
解決枯燥重複性的工作
對范陳會計師行有限公司來說，員工是公司最有價值的資產。面對著繁瑣及重複性的工 作，新進員工往往不知如何因應所派任的工作流程，進而導致更高的離職率。因此不但 浪費時間資源，更需重新招募員工。
透過Canon Therefore™ Online 系統及專業代客掃描服務，就能將人工作業轉成自動化， 而在雲端平台利用數位化及同步化方式處理和儲存檔案。透過本系統所使用的直覺設計 概念，既有及新進員工可以輕鬆地在新穎的無紙化工作流程中適應自動化流程，從而維 持更高的生產力和效率。
消除昂貴的操作及儲存費用
如同其他的會計公司，范陳會計師行有限公司必須於會計及稽核作業方面，處理顧客所 提供的大量紙本文件。當紙本文件的數量超出公司可用空間時，就需租用更多的倉庫空 間儲放這些紙本文件。此外，也需付出更高的費用以及更多的人力處理某些文件。
透過紙本文件數位化，將它們儲存於雲端平台後，范陳會計師行有 限公司就可降低與不必要操作及儲存相關的費用。除此之外，由於 公司已經逐漸將辦公室轉型為無紙化工作場所，因此也不會遇到日 久以後文件退色的問題。
透過簡便的文件搜尋及擷取強化生產力
從大量紙本文件找出所要的文件時，將是一項耗時又費力的任務。 若需利用額外的時間擷取儲存於其他場所的文件時，將會使問題更 加繁雜。透過 Canon Therefore™ Online 系統及專業掃描服務，就 可在雲端平台透過數位化及同步化，而以無縫方式處理和儲存文件 的。透過文件目錄和分級，員工就可根據關鍵名詞輕易進行搜尋， 而立即擷取所要的檔案。
解決方案
即時文件分享。確保資料安全性
由於辦公室分布在香港及深圳，以前員工在紙本文件分享方面時常 遇到難題，因為需要耗費大量的時間，才可在彼此之間傳送文件。 透過 Canon Therefore™ Online 系統，員工們就可經由雲端平台同 時分享檔案，不但能強化生產力，更可提升服務的品質。利用本系 統，管理人員可以針對每位員工設定專屬的存取許可，同時執行稽 核追蹤、版次控制以及檔案鎖定。這些安全措施不但可阻止未經授 權的存取，同時也可確保最高的資訊安全。
成果
達成更高效率及更簡易工作流程的數位化轉型
傳統性工作流程包含傳送大量的紙本文件，通常至少需要兩個工作 天，才可從香港辦公室傳送至深圳辦公室。因此造成工作流程的嚴 重延遲，進而影響整體效率。
完成 Canon Therefore™ Online 系統的建置後，范陳會計師行有限 公司的員工就可輕易地透過雲端平台存取所分享的文件，而使更多 的使用者隨時隨地擷取所要的文件。因此，本系統不但可節省成本 及時間，更可強化生產力和資料追蹤性，進而提升更高的服務品 質。
Canon Therefore™ Online 系統不但簡化了范陳會計師行有限公司 的業務工作流程，同時也可加速大量資料的處理，從而將所節省的 員工時間投入其他的主要業務操作。逐步轉型至無紙化工作場所， 也可為香港及深圳兩地的辦公室建立更密切的聯繫，從而達成無縫 資訊分享以及跨境合作之目標。
